Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 21/12/2025

DocuPilot attache une importance particulière à la protection des données personnelles et s’inscrit dans une démarche de privacy by design. La présente politique vise à informer les utilisateurs de manière claire et transparente sur les traitements de données effectués dans le cadre de l’utilisation du site et de la plateforme DocuPilot.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est HSM Solution – Entreprise Individuelle (EI), éditeur de la plateforme DocuPilot.

2. Données collectées

Dans le cadre de l’utilisation du site et de la plateforme DocuPilot, les catégories de données suivantes peuvent être collectées :

• Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle
• Données de compte : identifiants nécessaires à l’authentification
• Données liées aux documents : fichiers, métadonnées et informations associées
• Données d’activité : journaux de connexion, actions de consultation, modification ou partage

3. Finalités des traitements

Les données collectées sont utilisées exclusivement pour les finalités suivantes :

• Fournir, exploiter et sécuriser la plateforme DocuPilot
• Gérer les comptes utilisateurs et les droits d’accès
• Assurer la traçabilité des actions et la sécurité des documents
• Communiquer avec les utilisateurs pour des informations essentielles (support, sécurité, notifications importantes)

Aucune donnée n’est exploitée à des fins commerciales, publicitaires ou de revente.

4. Hébergement et sécurité des données

Les données sont hébergées exclusivement au sein de l’Union Européenne, sur des infrastructures sécurisées.

• Stockage des documents : services d’infrastructure sécurisés
• Données applicatives et métadonnées : bases de données hébergées en Europe (ex. Neon)

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données (chiffrement des échanges, contrôle des accès, journalisation des actions).

5. Partage des données

Les données traitées via DocuPilot ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers.

Les documents et informations ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés, selon les règles de partage et de permissions définies par l’organisation.

Les données peuvent être communiquées uniquement en cas d’obligation légale ou réglementaire.

6. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée d’activité du compte utilisateur ou de l’organisation, sauf obligation légale imposant une durée de conservation différente.

7. Droits des utilisateurs

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les utilisateurs disposent des droits suivants :

• Droit d’accès aux données les concernant
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l’effacement, dans les limites prévues par la loi
• Droit à la limitation ou à l’opposition à certains traitements

Aucun cookie publicitaire ou de suivi marketing n’est utilisé.

8. Modification de la politique

La présente politique de confidentialité peut être amenée à évoluer afin de refléter les changements législatifs, réglementaires ou fonctionnels du service.

Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs par tout moyen approprié.

9. Droit applicable

La présente politique de confidentialité est régie par le droit français.